Yleiset ohjeet henkilötietojen käsittelyyn (jäsennelty ja jäsennelmätön materiaali)

Emme käsittele tai jaa arkaluontoista tietoa. Arkaluontoinen tieto on tietoa, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveydentila sekä seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen. Tietyt lakisääteiset terveystiedot poistetaan kun tarve niiden käsittelylle poistuu.

Mikäli henkilöstä julkaistaan nimi tai kuva verkkosivuilla, tapahtuu se ainoastaan mikäli sen perusteena on oikeutettu etu tai kyseisen henkilön lupa. Aineisto joka koetaan loukkaavaksi poistetaan.

Sähköpostikirjeenvaihdossa arvioimme löytyykö laillista perustetta yhteystietojen tallennukseen. Emme lähetä arkaluontoisia henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla. Lähettäessämme sähköpostia moniin osoitteisiin samanaikaisesti piilotamme vastaanottajat.

Käsittelemme henkilötietoja niin pitkään kun meillä on laillinen peruste tehdä niin. Tiedot joko poistetaan tai tehdään tunnistamattomaksi kun ei ole syytä enää säilyttää niitä.

Jos henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, niitä muokataan tai ne kadotetaan, on yksittäisen henkilön yksityisyydensuojaa mahdollisesti loukattu. Tämä sisältää tahallisen ja tahattoman käsittelyn. Henkilötietovahingoista on ilmoitettava Tietosuojavaltuutetulle viipymättä (yleensä 72 tunnin kuluessa). Ilmoitus tehdään Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkopalvelun kautta. Ilmoitusvelvollisuus ei koske jos riski luonnollisen henkilön oikeuksille ja vapauksille on epätodennäköinen. Vastuuperiaate velvoittaa yrityksen osoittamaan vahingon riskin epätodennäköiseksi. Vakavissa tapahtumissa ilmoitetaan henkilöille, joiden tehtävään se liittyy.